在我们日常的办公经验中，每个员工占用一个办公桌，员工间的交流和沟通一般都基于格子间。而随着信息技术的发展，办公的沟通已经逐渐需要脱离格子间，利用手机、Pad等移动设备进行办公的方式已经占据了现代员工工作的大部分场景，而这样的办公方式将会产生新的问题。
富士施乐认为，用于IT基础设施投资以外，人与人、人与机器、人与信息之间沟通的障碍，造成了21世纪网络型企业的一个障碍。如何进行更好的人、机器、信息之间的沟通，是需要解决的课题。于是，富士施乐推出了“智慧信息巧管家”这个办公平台系统。
近日，富士施乐株式会社研究技术开发本部孵化中心总监鹿志村洋次介绍了“智慧信息巧管家”办公系统的优势和使用方式，这是一个“完全共享的的工作空间”，通过这样一种在线办公系统，员工将在没有固定办公桌的环境中自由的进行工作。
富士施乐办公系统可以做到三个脱离：那就是“脱离组织”，就是简单的机构；“脱离格子间”，就是互通有无的办公；“脱离固定办公”，就是脱离固定的办公场所。
富士施乐在横滨已经实践“无固定办公桌”的办公环境。在工作的时候，这个桌上没有任何私人的物品，需要工作的人只要坐在这个共用场所中，就能够进行办公。或者在上下班的途中，或者使用富士施乐共享的设备、共享系统的时候，就能够进行所需要的工作。
这其中，最重要的当属“活动日历”的界面。通过这个界面，员工可以将个人的资料信息放在活动日历中，然后选择共同分享。点击活动日历的界面，就能看到想要知道的人的日程和相关信息。以前都是输入全部的信息才能够找到相关的数据，现在通过活动日历的管理，通过非常模糊的输入，可以缩短将近30%的时间就能够找到想找的人和信息。
接下来是个人的“信息管理”。以往员工都把个人信息、档案、文档等不断放到自己的电脑中，但是每个人在电脑中分类的方法不一样，同时个人电脑别人又不能共享，造成了信息的无法共通。富士施乐的办公系统通过“共有的办公界面”，使得每个人都能够看到需要共享的所有的文档。
另外，还有“共享信息”的功能。比如在远距离会议的时候，所有参加会议的人，虽然不在同一个地点，但是翻到每一页都是一样的，可以在上边做同样的标记。在家庭中也可以使用视频电话等，和对方进行无障碍的沟通。
在安全性方面，富士施乐具有独有的VPN远程邮件系统连接方式来保证安全。比如用智能手机查看的文件是共有的文件，所有人都能看到。但从富士施乐系统下载下来传达到手机的信息，具备富士施乐特有的秘密保护功能，如果在规定时间外访问，而不输入密码，这个文件就会自动删除。
这样的智慧信息办公系统，也印证了富士施乐创始人提出的富士施乐的理念，那就是“我们事业的目标是通过更好的沟通，实现更好的人与人之间相互理解。”
